本文
主要介绍对word编辑文档的一些建议。
| 版本 | 说明 |
|---|---|
| 0.1 | 初版发布 |
背景
本篇文章参考自王老师。
写在前面
出于各方面原因，我们编辑文档时，主要还是使用微软的office工具word。word不敢说是最好的文档编辑工具，但是功能最强，使用最广的文档编辑工具，而我们在使用word编辑文档时，是否有好好利用了其强大的功能呢？这是一个值得思考的问题。
我们在编辑文档时，是在编辑什么？一篇文档包含两方面，一是内容，指文档的表述文字、图表、公式等，二是表现，指文档的表现形式，比如字体字号、页边距页面大小等。那么关于是否有好好利用word强大的功能的思考，答案就有了，如果你编辑文档时，是在编辑内容，而表现形式由word工具完成，那你就好好利用word强大的功能。而往往大多数人在使用word时，还在花费大量的时间在人工排版上。换句话说，word被当做了记事本来使用。
建议
一定要使用样式
word除了提供已有的标题和正文等样式，还可以自定义样式，也就是说，当你发现自己当前文字使用的格式会多次被使用，那就请定义一个样式吧。建议坚持使用样式，这样不仅可以减少出错和节省时间，而且方便样式替换，以及可以自动生成目录和索引。
一定使用交叉引用
一定使用交叉引用，不要手敲编号，否则会对你的文档修改维护带来无穷后患。使用交叉引用不仅可以自动更新编号，还可以自动生成图表目录。
一定不要敲空格来对齐
一般只有英文单词前后才会出现空格，中文文档不会出现空格，对齐应该采用制表符、对齐方式和段落缩进等，而绝不是空格。
绘图
建议使用visio，如果是统计图建议使用excel生成。（其他visio可替代工具亦可）
数学公式
建议使用MathType，可集成在word使用，会在word增加一个菜单项，一定要使用MathType的自动编号和引用功能，使用方法参考 MathType在Word中的使用。
使用节
如果你希望在一篇文档中使用不同的页眉页脚等，可以插入分节符，并设置当前节与上一节格式不相同。
使用子文档
如果你的文档过于大（几十页），且包含大量图片、公式、表格等，所有内容保存到一个文件里，一是打开、保存文件较慢，二是有破坏和丢失内容的风险。建议对于大文件的编辑，可以将每一章定义为一个子文档，在主文档中定义格式，这样既提高了文件访问速度也降低了破坏和丢失内容的风险。建议在主文档中创建子文档。
及时保存
编辑文档时，一定要多按Ctrl+s，及时保存。
多做备份
对编辑的文档多做版本备份。不仅word不可靠，windows也不可靠，越是重要的、工作量大的文档，越要多做备份。
另存图片、表格和公式
文档中一张好图胜过千言，而一张好图所需的时间也不只于千言，所以对于文档中的图片、表格和公式，最好另存到其他文件夹，防止以后因为工具、格式或其他问题，导致文档中的图片、表格和格式无法正常显示，到时候哭都来不及。
使用大纲视图
使用大纲视图，可以方便调整章节顺序。
使用文档导航窗口
使用文档导航窗口可以方便的对文档定位。
使用文档保护
使用文档保护可以方便对文档审阅和修改。
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